بررسی وارزشیابی سوابق وپرونده های راکد به منظوراهداف سه گانه ذیل انجام می گیرد :

ا- امحا اوراق زائد

2- انتقال پرونده های راکد به مرکز بایگانی راکدسازمان برای نگهداری موقت

3- تحویل اسناد واجد شرایط نگهداری دائمی سازمان به بایگانی راکد

نشان دادن واثبات انجام یک امروعمل وفعالیتهای گذشته یک سازمان(نقش سندعبارتست ازانتقال اطلاعات گذشته به آینده است) برای بهبود فعالیتها ی سازمانهای آینده نگرمهم است بدین منظورنقش واهمیت بایگانیها مشخص شده و راه اندازی آن دریک سازمان الزامی می باشد

چ-امکان نظارت بصری مدیرومسئول بایگانی برکارکنان وارباب رجوع بایگانی بهنگام استقراردرمحل کار